Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

QUYẾT ĐỊNH

 của Công ty TNHH Cảng Quốc Tế Cái Mép

 Về việc Áp dụng Hoá đơn điện tử

 ---------O----------

Ban Giám Đốc công ty TNHH Cảng Quốc Tế Cái Mép

Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

Căn cứ Giấy chứng nhận đầu tư số 491022000008 thay đổi mới nhất vào ngày 12/12/2012

Căn cứ vào nhu cầu tình hình kinh doanh thực tế tại doanh nghiệp.

Xét đề nghị của bà Đặng Thị Kim Huế: Chức vụ Kế toán trưởng.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Áp dụng hình thức hóa đơn điện tử trong đơn vị từ ngày 01/09/2018 trên cơ sở hệ thống thiết bị và các bộ phận kỹ thuật liên quan như sau:

1. Hệ thống thiết bị:

Hạ tầng phần cứng phục vụ phát hành, quản lý hóa đơn điện tử theo phụ lục 01 (đính kèm)

2. Phần mềm ứng dụng:

Phần mềm Hóa đơn điện tử SInvoice được phát triển và cung cấp bởi Tập đoàn Công nghiệp Viễn thông Quân đội (Viettel).

Tích hợp trực tiếp hệ thống Hóa đơn điện tử SInvoice từ phần mềm quản lý và khai thác cảng Navis do Công ty TNHH Cảng Quốc Tế Cái Mép cung cấp: thực hiện các thao tác nghiệp vụ của người dùng.

3. Tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng:

Tập đoàn Công nghiệp Viễn thông Quân đội (Viettel) phù hợp với các văn bản pháp luật liên quan.

Tập đoàn Viễn thông Quân đội (Viettel) chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn hệ thống thiết bị như đã nêu trên; hệ thống được vận hành liên tục 24/07.

Điều 2: Mẫu hoá đơn điện tử (đính kèm tại Phụ Lục 2) và mục đích sử dụng hóa đơn

Hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT)

+ Mẫu số: 01GTKT0/001

+ Ký hiệu: CM/18E

+ Mục đích: Cung cấp dịch vụ cho khách hàng và kê khai hóa đơn.

Điều 3: Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử.

Định dạng truyền - nhận - lưu trữ của hóa đơn là định dạng XML.

Định dạng hiển thị được quy định bởi XSLT (Extensible Stylesheet Language Transformations).

Chữ ký số chọn tiêu chuẩn chữ ký điện tử XML.

Dữ liệu Hóa đơn điện tử do phòng Tài chính và phòng thương vụ cổng cảng thực hiện thao tác, nhập liệu trên phần mềm của cảng (Navis), sau đó tự động truyền sang phần mềm hóa đơn điện tử, đáp ứng phù hợp với từng nghiệp vụ phát hành hóa đơn mới, điều chỉnh, thay thế hóa đơn, hủy hóa đơn.

Các hóa đơn sau khi lập sẽ được lưu trữ trên hệ thống server của Công Ty TNHH Cảng Quốc Tế Cái Mép (CMIT), có các giải pháp lưu trữ, sao lưu đảm bảo chống mất mát, dễ dàng phục hồi.

Điều 4: Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

1. Bộ phận Tài chính/Bộ phận cổng cảng:

- Thực hiện khởi tạo, lập, xử lý dữ liệu hóa đơn (bao gồm:  Điều chỉnh, Thay thế, Hủy, Chuyển đổi hóa đơn).

- Đảm bảo việc tạo, lập, luân chuyển và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử chính xác cũng như tiến hành lưu trữ dữ liệu định kỳ theo quy định của công ty.

2. Bộ phận Công nghệ thông tin:

- Phòng CNTT của CMIT sẽ phối hợp với Tập đoàn Viễn thông Quân đội (Viettel) đảm bảo kết nối đến hệ thống Hóa đơn điện tử của CMIT được cung cấp bởi Tập đoàn Viễn thông Quân đội (Viettel) 24/24.

- Thực hiện lưu trữ và sao lưu dữ liệu, hóa đơn điện tử định kỳ theo quy định của Công ty.

Điều 5: Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/09/2018. Lãnh đạo các bộ phận tài chính kế toán, bộ phận cổng cảng, bộ phận CNTT chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

Nơi nhận:                                                                 PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

- Cục thuế tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu;

- Như điều 5 (đề th/hiện);

- Ban giám đốc (để b/c);

- Lưu VT, KT.                                                               Nguyễn Xuân Kỳ

PHỤ LỤC 1

 HỆ THỐNG THIẾT BỊ

PHỤ LỤC 2

MẪU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ